Interessant voor u

Top 3 gezochte pagina's

Contact

  • Bel 0172 503 250
  • Routebeschrijving
Bezig met zoeken...
16 april 2020

Aandeelhoudersvergadering en Covid-19

Traditioneel breekt in de maand maart niet alleen de lente aan maar ook het seizoen van de aandeelhoudersvergaderingen (AV). In het pre-Covid-19 tijdperk voor de meeste ondernemingen een routine. Een locatie boeken, uitnodigingen uitsturen, jaarrekening opstellen, een PowerPoint maken en speeches voorbereiden. Maar hoe organiseer je een aandeelhoudersvergadering in tijden van Covid-19?

Het kabinet heeft een spoedwet ingediend om vergaderen volledig digitaal mogelijk te maken. In het kort houdt de noodwet het volgende in: het bestuur van rechtspersonen kan straks bepalen om een algemene vergadering of ledenvergadering te houden die uitsluitend via livestream (audio of video) te volgen is. Voorwaarde is dat vooraf vragen kunnen worden ingediend, die voor of tijdens de vergadering moeten worden beantwoord. Het is zelfs zo dat besluiten over bijvoorbeeld benoemingen ook rechtsgeldig zijn als de vergadering niet optimaal verloopt. De wet vervalt per september, maar kan worden verlengd.

Hoe zat het ook alweer met de AV?

De frequentie van vergaderen ligt vast in de statuten of een aandeelhoudersovereenkomst. De vergadering in het voorjaar hangt samen met het opmaken van de jaarrekening en de wettelijke termijnen die daarvoor gelden. Wettelijk is bepaald dat het bestuur de jaarrekening moet opmaken binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar. En omdat de meeste boekjaren gelijklopen met het kalenderjaar, vinden dus de meeste vergaderingen in het voorjaar plaats. Als het niet lukt om binnen deze 5 maanden de vergadering te laten plaatsvinden, kan het bestuur een uitstel vragen van maximaal 5 maanden. Er moet dan wel sprake zijn van bijzondere omstandigheden, maar Covid-19 is zeker zo’n omstandigheid.

Het aandeelhoudersbesluit voor verlenging moet wel binnen de oorspronkelijke termijn van 5 maanden worden genomen. Check ook even de bepalingen van een eventuele aandeelhoudersovereenkomst. Het kan namelijk zijn dat alle contractspartijen toestemming moeten geven. De aandeelhouders hebben vervolgens 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan is de uiterste deponeerdatum dus 31 juli (5 + 2 maanden). Bij maximaal uitstel is dit 31 december (5 + 5 + 2 maanden). Na de vaststelling door de AV moet de jaarrekening binnen 8 dagen worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. In geval dat alle aandeelhouders ook bestuurder of commissaris zijn, betekent ondertekening van de jaarrekening ook meteen de vaststelling. De 2 maanden tijd voor vaststelling vervallen dan. Voor een dergelijke onderneming betekent dit dat je deponeert binnen 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar. Is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan is de uiterste deponeerdatum dus 8 november (10 maanden + 8 dagen). Eén tip: check na deponering ook altijd even of de Kamer daadwerkelijk de deponering heeft geregistreerd.

En hoe om te gaan met “social distancing”?

Gelet op de richtlijnen van afstand houden etc. zal het in de praktijk lastig worden om een fysieke aandeelhoudersvergadering te organiseren. Voor zover het een louter formele vaststelling van de jaarrekening (en de decharge als apart agendapunt) betreft kan je terugvallen op de wettelijke (en in de meeste statuten opgenomen) regeling dat besluiten ook buiten vergadering kunnen worden genomen. Het moet dan wel vooraf duidelijk zijn dat iedereen het eens is met deze afwijkende wijze van vergaderen én besluiten nemen. Deze instemming kan per e-mail worden gegeven, tenzij de statuten op dit punt anders bepalen.

Maar wat nu als de behoefte wel bestaat voor een meer inhoudelijk overleg en dus een “echte vergadering”? En dat kan gelet op de Covid-19 situatie zomaar het geval zijn omdat er sprake kan zijn van een behoefte aan extra financiering, uitgifte van aandelen en andere ingrijpende besluiten waarvoor de voorafgaande goedkeuring van de AV vereist is.

In dat soort gevallen zal de oplossing niet gevonden kunnen worden in het bovengenoemde uitstel van 5 maanden in de verwachting dat we dan weer mogen samenkomen. Dus wat nu als de besluiten niet kunnen wachten? Terugvallen op de noodwet of zijn er nog andere mogelijkheden?

Check statuten en aandeelhoudersovereenkomst

Check in dergelijke gevallen de statuten en de aandeelhoudersovereenkomst. In de meeste moderne statuten staat de mogelijkheid opgenomen om digitaal op te roepen en te stemmen langs elektronische weg, bijvoorbeeld door middel van videoconferencing. Onduidelijk is hoe dan aan het vereiste van de plaats waar de vergadering moet worden gehouden te voldoen. Het bestuur zou de vergadering kunnen hosten vanuit de statutair voorgeschreven plaats. Digitaal zijn de deelnemers dan op die plaats aanwezig. Vergeet ook niet het vereiste dat commissarissen en bestuur altijd in de gelegenheid moeten worden gesteld te adviseren over de onderwerpen van de besluitvorming. Dus zij moeten digitaal ook aanwezig kunnen zijn of dat vooraf hebben gedaan. In sommige statuten is stemmen per volmacht mogelijk, alhoewel het aantal volmachten dat een persoon mag hebben vaak wel is beperkt. Vergeet in deze gevallen ook niet de aandeelhoudersovereenkomst erop na te slaan. Wellicht staan daarin nog aanvullende eisen. Voor alle duidelijkheid digitaal vergaderen is dus niet hetzelfde als de eerder beschreven mogelijkheid om besluiten buiten vergadering te nemen.

Zorgvuldigheid geboden

Juist in de deze tijd, waarin er belangrijke besluiten noodzakelijk kunnen zijn die grote gevolgen kunnen hebben voor de betrokken partijen, is het zaak te zorgen dat de besluiten op de juiste wijze tot stand komen. Check dus goed de statuten en een eventuele aandeelhoudersovereenkomst wat de mogelijkheden zijn. En in de meeste gevallen zullen die er dus zeker zijn en kan de aandeelhoudersvergadering op de juiste wijze plaatsvinden. Of maak gebruik van de noodwet zoals in de inleiding aangegeven.

Advies nodig?

Heb je twijfel hoe je op een juiste wijze de aandeelhoudersvergadering kunt organiseren neem dan contact op met Gerard Gort, 0657311200 of g.gort@lgga.nl of met Joost Vrancken Peeters, +31620210657 of jvp@lggal.nl.

Wilt u in de toekomst op de hoogte worden gesteld van onze artikelen en gratis kennissessies? Schrijf u dan hier in voor onze driemaandelijkse nieuwsbrief