Waar u op moet letten bij het opstellen van een software contact [checklist]

Als u op het punt staat een software contract te sluiten, wilt u zeker weten dat alle essentiële onderwerpen in het contract zijn opgenomen. In dit blog leggen onze advocaten uit waarop u op moet letten.

1. Soorten IT-contracten

Aan softwaregebruik kunnen verschillende IT-overeenkomsten ten grondslag liggen, zoals SAAS (Software as a Service), ASP (Application Service Providing), hosting van netwerken of websites, het ontwikkelen van maatwerksoftware, softwarelicenties, Service Level Agreement (SLA) en outsourcing. Vaak is zelfs sprake van een combinatie van meerdere softwareovereenkomsten, waarbij dienstverlening op verschillende niveaus kan plaatsvinden. Bepaal daarom eerst met wat voor dienstverleningen en overeenkomsten u te maken heeft.

2. Inspanningsverplichting vs. resultaatverplichting

Vervolgens is van belang wat voor type verplichting bij de softwareleverancier ligt: een resultaatverplichting of een inspanningsverplichting? Bij een inspanningsverplichting zegt de leverancier toe te proberen een bepaald resultaat te halen en geeft hiermee alleen een garantie dat hij zich zal inspannen. Bij een resultaatsverplichting zegt de leverancier toe een bepaald resultaat te halen. Dit is een wezenlijk verschil in wat u mag verwachten van de leverancier en waartoe de leverancier kan worden verplicht.

3. Afspraken vastleggen

Het is een absolute no-go om niet goed vast te leggen welke software wordt geleverd, wat de specificaties zijn en welke verplichtingen bij welke partij liggen. Wat zijn de leveringscondities, welke garanties worden gegeven en hoe zit het met toegang tot de software? Om discussies te voorkomen is het erg belangrijk om duidelijke specificaties op te stellen en overige afspraken goed vast te leggen. Let ook op wat is geregeld met betrekking tot IE-rechten en privacy.

Ga geen overeenkomst aan zonder u goed te laten informeren en begin niet aan een project voordat een schriftelijke overeenkomst is getekend. Accepteer de algemene voorwaarden nooit zonder dat ze eerst goed zijn beoordeeld en u gedegen advies hebt verkregen. Leg daarnaast tussentijds alles wat van belang is vast. Denk aan het goed notuleren van gesprekken en leg wijzigingen in het project vast in een aanvullend contract.

4. Escrow-overeenkomst

Als de software van cruciaal belang is voor uw bedrijfsvoering, kunt u overwegen een escrow-overeenkomst te sluiten. Dit houdt in dat een onafhankelijke derde partij een exemplaar van de broncode in bewaring neemt. In bepaalde noodsituaties en/of als aan bepaalde (contractuele) voorwaarden wordt voldaan, kunt u de broncode opeisen.

Deze constructie is bedoeld om het probleem op te lossen dat ontstaat als een klant software in licentie heeft en de leverancier het onderhoud of de aanvullende dienstverlening niet kan voortzetten. Bijvoorbeeld door faillissement of aankondiging dat ontwikkeling van de software gestaakt wordt (end of life). Bij ASP- en SAAS-contracten kan ook worden afgesproken de in de software opgeslagen data regelmatig veilig te stellen, omdat deze primair op de servers van de softwareleverancier staat.

5. Minimale contract onderdelen

Elk contract is anders en bestaat vaak uit meerdere overeenkomsten. Laat alle onderdelen altijd goed controleren. Een IT-contract bevat minimaal de volgende onderdelen:

• definities, zoals wanneer sprake is van ‘gebrek’;
• onderwerp van de overeenkomst: wat wordt geleverd;
• prijs en betaling;
• garantie;
• aansprakelijkheid;
• geheimhoudingsplicht;
• hoe wordt omgegaan met de verwerking van (persoons)gegevens;
• intellectuele eigendomsrechten;
• onderhoud en beheer (vaak vastgelegd in een aparte SLA);
• looptijd, beëindiging en de gevolgen van beëindiging;
• toepasselijk recht en bevoegde rechter.

6. Modelovereenkomsten

U kunt een modelovereenkomst gebruiken, maar vergeet niet dat softwarecontracten vaak gemengde contracten zijn. Pas de modelovereenkomst aan naar de feitelijke situatie en zorg dat alles wat tussen de partijen is afgesproken is opgenomen in de overeenkomst.

7. Zorg voor goed advies

IT-contracten kunnen ingewikkeld zijn. Vaak is sprake van meerdere overeenkomsten die met elkaar in overeenstemming moeten zijn. Naast het goed in kaart brengen van technische vereisten, is juridische bijstand absoluut een must.

Laat u goed adviseren en ga niet zomaar een overeenkomst aan. Onze ervaren advocaten intellectueel eigendom & ICT kunnen u helpen een gedegen softwareovereenkomst te sluiten.