Klachtenregeling

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
Het bestuur: een van de bestuursleden ingeschreven in de Kamer van Koophandel van La Gro Geelkerken Advocaten;
De klachtenfunctionaris: de advocaat die door het bestuur is aangewezen om een klacht te behandelen;

Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen La Gro Geelkerken Advocaten en de cliënt.
Iedere advocaat van La Gro Geelkerken Advocaten draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

Het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
Behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
Medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt middels publicatie op de website van La Gro Geelkerken Advocaten. De advocaat wijst de cliënt voor c.q. bij het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost kunnen worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur (Geschillencommissie Advocatuur Postbus 90600; 2509 LP Den Haag; Bordewijklaan 46 (2e etage)2591 XR Den Haag; Telefoon: 070 310 53 10). De Geschillencommissie Advocatuur behandelt de zaak volgens het Reglement Geschillencommissie Advocatuur dat geldt op het moment van het indienen van de klacht bij die commissie. Het reglement is gepubliceerd op: http://www.degeschillencommissie.nl. Het reglement is ook op te vragen bij de Geschillencommissie Advocatuur.

Indien de klager ontevreden is over de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie wendt hij zich in eerste instantie tot de eigen advocaat. De klacht dient te worden voorgelegd binnen drie maanden na het moment waarop kennis werd genomen of redelijkerwijs kennis genomen had kunnen worden van het handelen of nalaten dat tot de klacht aanleiding heeft gegeven.
Indien overleg met de eigen advocaat niet tot een oplossing leidt, kan de klager zijn klacht indienen via het e-mailadres [email protected].
De klachtenfunctionaris verstaat zich met de behandelend advocaat (en eventueel diens patroon) en vraagt deze zijn commentaar op de klacht d.m.v. een intern memo te geven. De klachtenfunctionaris kan vervolgens bepalen dat de klacht en het memo mondeling wordt besproken in aanwezigheid van de klager en de behandelend advocaat.
Het bestuur zal de klacht in beginsel binnen acht weken na binnenkomst van de klacht afwikkelen en de klager daarover berichten.
Indien de klager persisteert dan wordt de klager gewezen op de mogelijkheid de klacht voor te leggen aan de Geschillencommissie Advocatuur.

Het bestuur en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
De klachtenfunctionaris houdt het bestuur op de hoogte over eventuele contacten met de klager en een mogelijke oplossing.
De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.