De rol van de HR-afdeling bij een reorganisatie

Een ondernemer heeft in beginsel het recht om zijn organisatie in te richten zoals hij dat wil en mag daarom arbeidsplaatsen laten vervallen. De ondernemer moet dan wel voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de Ontslagregeling, de Uitvoeringsregels Ontslag om Bedrijfseconomische Redenen van het UWV en eventuele bepalingen uit de CAO. In de uitvoering ligt een belangrijke rol voor de HR-afdeling. In dit blog lichten we toe hoe de rol vervuld kan worden.

Reorganisatieplan opstellen

Bij een reorganisatie is het veelal (gedeeltelijk) de verantwoordelijkheid van de HR-afdeling om een reorganisatieplan op te stellen. Het plan is bedoeld als verzamelplaats voor alle relevante informatie waaruit voor de formele stukken geput kan worden. In het plan wordt uitgebreid toegelicht en onderbouwd wat de (economische) redenen van de reorganisatie zijn. Daarnaast wordt een overzicht opgenomen met functies die vervallen, de wijze waarop de werkgever voornemens is de dienstverbanden te beëindigen en een overzicht van maatregelen die de werkgever, naast de wettelijke verplichtingen, wil aanbieden aan medewerkers die hun baan verliezen. Het document wordt bij nieuwe ontwikkelingen bijgewerkt.

Afspiegelingsbeginsel

Bij ontslag om bedrijfseconomische redenen wordt de volgorde van ontslag bepaald volgens het zogenoemde afspiegelingsbeginsel. De HR-afdeling brengt in kaart welke medewerkers hiervoor in aanmerking komen. Per leeftijdsgroep moet de werkgever de medewerker met het kortste dienstverband als eerste voordragen voor ontslag, behalve als hierover andere regels zijn opgenomen in de (wettelijke) regelingen of de CAO. De werkgever mag in een aantal situaties afwijken van het afspiegelingsbeginsel, bijvoorbeeld bij uitzendkrachten of medewerkers met de AOW-leeftijd. Gezien de vele regels en uitzonderingen, raden wij aan te alle tijde een advocaat in te schakelen.

Medewerkers informeren

De volgende stap bij een reorganisatie waarbij 20 of meer medewerkers hun baan verliezen, is praten met de vakbonden. De vakbond kijkt of er sprake is van een bedrijfseconomische noodzaak tot reorganisatie. Ook de ondernemingsraad moet worden ingelicht. Als de reorganisatie voor belangrijke wijzigingen zorgt, is mogelijk een adviesplicht vanuit de ondernemingsraad van toepassing. Vervolgens kunnen de medewerkers worden ingelicht door bijvoorbeeld de HR-afdeling. Start met persoonlijke gesprekken met medewerkers die ontslagen worden. Heldere communicatie over de noodzaak en de gevolgen van de reorganisatie en de procedures die volgen, kan problemen voorkomen.

Herplaatsingsplicht

Als de werkgever ontslag aan gaat vragen bij het UWV moet hij onderbouwen dat er geen mogelijkheden zijn om de medewerker te herplaatsen in een andere passende functie binnen de organisatie of groep. Daarnaast geldt een redelijke herplaatsingstermijn tussen de 1 en 4 maanden. Hoe langer de medewerker in dienst is, hoe langer de herplaatsingstermijn. Er zijn uitzonderingen, zoals een medewerker met een arbeidshandicap of medewerker die de AOW-leeftijd heeft bereikt. De HR-afdeling brengt in kaart welke nieuwe vacatures er komen en welke medewerkers kunnen solliciteren.

Vaststellingsovereenkomsten

Als werkgever en medewerker het ontslag overeenkomen, moeten afspraken worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. De HR-afdeling is vaak betrokken bij deze onderhandelingen. De overeenkomst kan onder andere de volgende bepalingen bevatten:

• einddatum van de arbeidsovereenkomst;
• ontslagvergoeding of transitievergoeding;
• eindafrekening;
• afronding en overdracht tot het einde van de arbeidsovereenkomst;
• inleveren bedrijfseigendommen;
• geheimhoudingsplicht;
• concurrentie- en relatiebeding;
• juridische kosten;
• en de finale kwijting.

De vaststellingsovereenkomst is een bindende regeling. Neem de tijd om de overeenkomst op te stellen en laat u adviseren door een advocaat.

Advies

Bij een reorganisatie komt veel kijken. HR-professionals moeten rekening houden met verschillende belangen en wet- en regelgeving.  Juridisch advies en ondersteuning zijn daarom essentieel. Ontdek meer over juridische ondersteuning op het gebied van HRM en arbeidsrecht.