Als werkgever heb je het recht om een werknemer te instrueren. Dit gaat niet alleen over voorschriften over het verrichten van de werkzaamheden maar ook de goede orde in de onderneming (en dus de werkplek). Nu veel werknemers (bijna) uitsluitend thuiswerken, is het voor veel werkgevers moeilijker om in contact te blijven en zicht te houden op hun werknemers. Vijf tips om het voor werkgever en werknemer zo goed mogelijk te laten verlopen:
Als werkgever kun je met je werknemers afspraken maken om inzicht te krijgen in wat de werknemers doen. Een voorbeeld hiervan is het laten vastleggen van de werkzaamheden door de werknemers, die dit vervolgens terugkoppelen aan hun managers.
Daarnaast bestaat er natuurlijk ook ICT software die op de laptops van de werknemers kan worden geïnstalleerd. In dat geval moeten de werknemers op de hoogte zijn van de aanwezigheid van dit soort software. Let op: als je als werkgever in dit kader een regeling opstelt betreffende voorzieningen die gericht zijn op (of geschikt zijn voor) waarneming of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de werknemers, dan is dit een instemming plichtig besluit dat aan de OR moet worden voorgelegd.
Nu je als werkgever de werknemers niet dagelijks ziet, is het des te belangrijker om te proberen actief op de hoogte te blijven over hoe het gaat met je werknemers. Er zijn duidelijke signalen vanuit de gezondheidszorg dat veel mensen (meer) mentale problemen krijgen. Zaak is daarom om in je werknemers te investeren door middel van het onderhouden van contacten, om op die manier op tijd te kunnen signaleren wanneer het minder goed gaat met jouw werknemers.
Als werkgever ben je op basis van de arbeidsomstandighedenwetgeving verplicht om zorg te dragen voor een ergonomische thuiswerkplek. Dat betekent dat je zorg dient te dragen voor bijvoorbeeld een goede bureaustoel en/of andere hulpmiddelen om het werk op een goede manier te kunnen uitvoeren. Het gaat niet zo ver dat je als werkgever aanpassingen aan woningen dient te gaan bekostigen.
Ook dien je op basis van de Arbowetgeving als werkgever toe te zien op het beperken althans niet te hoog te laten oplopen van de werkdruk. In dat kader is ook tip 2 weer van belang.
Als werkgever heb je er belang bij om na te gaan hoe de thuiswerkplek eruit ziet in het kader van de zorgplicht. Enerzijds om uitval van de werknemer te voorkomen. Anderzijds om te voorkomen dat je als werkgever aansprakelijk bent (of wordt gesteld) als de werknemer vanwege een slechte werkplek uitvalt.
In dat kader kun je vragen of je als werkgever langs mag komen om de werkplek te controleren of de werknemer vragen om foto-of filmmateriaal te maken van de thuiswerkplek zodat deze (op afstand) kan worden gecontroleerd. Als werkgever mag je alleen de werkplek controleren als de werknemer dat toestaat. Als een werknemer dat weigert, dan kun je als werkgever proberen om een derde (bijv. een Arbo deskundige) de werkplek te laten controleren. Als de werknemer dit ook weigert, is het van belang dit te vast te leggen (ook richting de werknemer).
De verwachting is dat veel werknemers na Corona graag (deels of volledig) willen blijven thuiswerken. Op basis van de Wet Flexibel Werken mogen werknemers die langer dan 26 weken in dienst zijn, één keer per jaar een schriftelijk verzoek hiertoe doen. Als werkgever heb je de plicht om dit te overwegen en je besluit met redenen omkleedt aan de werknemer te communiceren. Het is verstandig om als ondernemer erover na te denken hoe de organisatie er ‘post Corona’ uit komt te zien. Als je als werkgever wil dat (alle) werknemers in de toekomst weer op het werk hun werkzaamheden verrichten, dan is het verstandig om hier vast op voor te sorteren door bijvoorbeeld te blijven communiceren dat de huidige situatie niet ideaal is maar dat het voor nu het best mogelijke alternatief is.
Voor vragen kunt u contact opnemen met mr. Gerard Zuidgeest, of een van onze andere specialisten van de sectie Arbeidsrecht. Zij staan u graag te woord.
Auteur: Ingeborg van Dongen
Advocaat & Partner