De Europese Unie heeft al in 2019 een Richtlijn uitgevaardigd waardoor het, vanaf 1 augustus 2021, mogelijk zou moeten zijn om volledig digitaal een BV op te richten. De Nederlandse wetgeving is daar echter nog niet op ingericht. Om dat in Nederland mogelijk te maken, is derhalve een wetsvoorstel in behandeling bij de Tweede Kamer.[1]
Wetswijzigingen
Om het digitaal oprichten van een BV, in Nederland, mogelijk te maken moet de wetgever Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en de Wet op het notarisambt wijzigen. Daarnaast moeten het Handelsregisterbesluit 2008 en het Financieel besluit handelsregister 2014 gewijzigd worden. Het wetsvoorstel daarvoor is inmiddels ingediend bij de Tweede Kamer.[2]
Huidige praktijk
Ook nu is het, in zekere zin, mogelijk om op afstand een BV op te richten. De notaris heeft wel de verplichting om de oprichter(s) te identificeren en daarvoor zal in de regel een notaris moeten worden bezocht. De notaris kan de BV wel oprichten door middel van een schriftelijke volmacht, maar de oprichter moet zich in persoon bij de notaris identificeren of hij moet de notaris voorzien van een gelegaliseerd identificatiebewijs van een andere notaris. Daarvoor zal in elk geval een notaris bezocht moeten worden.
Wat gaat er veranderen?
Het wetsvoorstel maakt het, voor onderdanen van de Europese Unie, mogelijk om een BV met een digitale notariële akte op te richten. Om dat te realiseren zal er een centraal systeem gecreëerd worden waar alle notarissen bij zijn aangesloten. Dat systeem zal beheerd worden door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).
Als het mogelijk is om een BV digitaal op te richten, dan hoeft de oprichter niet meer fysiek naar de notaris. Het contact vindt dan plaats via een beveiligde videoverbinding. Maar ook het controleren van de identiteit en het ondertekenen van de akte zal online plaatsvinden.
De oprichter van de BV kan zich dan identificeren met behulp van een digitaal identificatiemiddel. Om de privacy te waarborgen bepaalt het wetsvoorstel dat het elektronisch identificatiemiddel het betrouwbaarheidsniveau ‘hoog’ moet bevatten. Dat niveau zal gecontroleerd worden door het digitale passeerplatform. Als gebruik wordt gemaakt van een elektronisch identificatiemiddel met een lager betrouwbaarheidsniveau, dan kan er geen toegang worden verkregen tot het passeerplatform. Mochten er redenen zijn om te vermoeden dat er identiteitsfraude is gepleegd, dan kan de notaris alsnog een fysieke identificatie verlangen.
Daarnaast kan de notariële akte digitaal worden ondertekend. Dat wordt gedaan met een gekwalificeerde digitale handtekening. Het wetsvoorstel bepaalt vervolgens dat de plaats van het verlijden van de akte, de plaats is waar de notaris, door wie de akte wordt verleden, zich bevindt. Die plaats moet zich wel op Nederlands grondgebied bevinden.
Duitsland
In Duitsland is de richtlijn inmiddels, per 1 augustus 2022, geïmplementeerd in de nationale wetgeving. Daardoor is het in Duitsland reeds mogelijk om digitaal een GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung), de Duitse variant van de BV, op te richten. Om dat mogelijk te maken is een wettelijk kader gecreëerd voor de notariële certificering van intentieverklaringen met behulp van videocommunicatie.[3] Ook het identificeren, aanleveren van documenten en ondertekenen van de notariële akte vindt online plaats. De notaris is online aanwezig om toezicht te houden op het proces.
De notariële bekrachtiging van registeraanvragen via videoverbinding was in Duitsland reeds mogelijk voor eenmanszaken en vennootschappen, maar deze mogelijkheid is uitgebreid naar de GmbH.
Meer informatie
Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, of wilt u meer informatie? Neem gerust contact op met uw contactpersoon van onze sectie Ondernemingsrecht, Patrycja Chelmiak (p.chelmiak@lgga) of Mathijs Arts ([email protected]).
[1] https://tinyurl.com/wtd8wu2k -> Memorie van toelichting p. 1; https://tinyurl.com/2ct269th.
[2] https://tinyurl.com/2ct269th.
[3] https://tinyurl.com/4pmbjdvy.
