Hoofdregel
De hoofdregel is dat in een procedure de op de zaak betrekking hebbende stukken integraal moeten worden overgelegd. Dit is ingegeven door artikel 6, eerste lid, van het EVRM (equality of arms). Partijen dienen te beschikken over alle op de zaak betrekking hebbende stukken. Nu artikel 8:42 van de Awb verplicht tot het indienen van de op de zaak betrekking hebbende stukken, is de verwerking van de in die stukken opgenomen persoonsgegevens noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6, eerste lid, onder c, van de AVG).
Deze hoofdregel geldt niet alleen in (hoger) beroep maar ook in bezwaar en voor het doorzenden van stukken door de rechtbank op grond van artikel 8:39 van de Awb (Zie ECLI:NL:CBB:2022:794 en ECLI:NL:CBB:2022:795).
Afwijken van de hoofdregel
Alleen als de rechter naar aanleiding van een gemotiveerd verzoek daartoe oordeelt dat gewichtige redenen bestaan, kunnen passages in de op de zaak betrekking hebbende stukken worden gelakt op grond van artikel 8:29, eerste lid, van de Awb. Gewichtige redenen kunnen (ook) betrekking hebben op persoonsgegevens, bijvoorbeeld als de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer in het geding komt. Er worden echter hoge eisen gesteld aan de motivering van een verzoek tot beperkte kennisname. Ter illustratie wordt verwezen naar de uitspraak van de Afdeling van 26 juni 2020 (ECLI:NL:RVS:2020:1507) waarin een verzoek om toepassing van artikel 8:29, eerste lid, van de Awb, ten aanzien van de namen en functies van politiemedewerkers die waren opgenomen in een bestuurlijke rapportage werd afgewezen omdat het risico dat de politiemedewerkers beweerdelijk liepen onvoldoende was onderbouwd. Overigens achtte het CBB wel aannemelijk dat kennisneming van de naam van de opsteller van het proces-verbaal zou leiden tot aantasting van het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van deze ambtsdrager (ECLI:NL:CBB:2022:795, r.o. 11.1). Onduidelijk is of daarbij een nadere onderbouwing was gegeven. Verder verwijzen wij naar dit eerdere blog naar aanleiding van de uitspraken ECLI:NL:RBOVE:2020:2919 en ECLI:NLRBROT:2018:7943.
Andere dan op de zaak betrekking hebbende stukken
In dit kader is het relevant om te wijzen op een uitspraak van de Afdeling van 23 februari 2022 (ECLI:NL:RVS:2022:582). In de zaak die leidde tot voornoemde uitspraak had het college hangende beroep stukken ingediend bij de rechtbank om zo het beroep van appellant, dat sprake was van strijd met het gelijkheidsbeginsel, te weerleggen. Het betrof andere, geanonimiseerde handhavingsbesluiten. Appellant stelde dat het college daartoe een beroep op artikel 8:29, eerste lid, van de Awb had moeten doen. De Afdeling oordeelde echter dat dat niet nodig was omdat de rechtbank evenmin kennis had kunnen nemen van de geanonimiseerde persoonsgegevens van de derden die zijn aangeschreven en dat uit de geanonimiseerde stukken voldoende duidelijk bleek dat het college ook in vergelijkbare gevallen handhavend optrad. Daaruit lijkt (voorzichtig) te kunnen worden afgeleid dat als het niet gaat om op de zaak betrekking hebbende stukken het bestuursorgaan wel zou kunnen overgaan tot anonimiseren van persoonsgegevens. Er is geen verplichting om andere dan op de zaak betrekking hebbende stukken te overleggen en nu door het overleggen van geanonimiseerde stukken de beroepsgrond ook weerlegd kan worden, is het niet noodzakelijk om de persoonsgegevens te verwerken.
Antwoord op de vraag
Het antwoord is dan ook dat de AVG niet verlangt dat bij het overleggen van de op de zaak betrekking hebbende stukken persoonsgegevens van de indieners van stukken worden geanonimiseerd. Slechts in bijzondere omstandigheden kan de geheimhouding van persoonsgegevens van betrokkenen op grond van artikel 8:29 van de Awb gerechtvaardigd worden geacht. Voor niet op de zaak betrekking hebbende stukken kan het anders liggen.
Voor vragen kunt u contact opnemen met Anke van de Laar, Groucho Marcus of een van onze andere specialisten van het Team Overheid. Zij staan u graag te woord.
