Elk jaar dienen aanbestedende diensten hun uitgaven te verantwoorden. Per 1 januari 2023 zijn decentrale overheden (gemeenten, provincies en waterschappen) verplicht om zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in hun jaarrekening. De accountant controleert die jaarrekening en de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording vervolgens op getrouwheid. Daaronder vallen ook aanbestedingen. Wat houdt deze ontwikkeling precies in? En met welke aandachtspunten dienen aanbestedende diensten nog meer rekening te houden?
Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers (Wvdr) in werking getreden. Als gevolg daarvan zijn het college van burgemeester en wethouders bij een gemeente, het college van gedeputeerde staten bij een Provincie en het dagelijks bestuur van een waterschap voortaan verplicht om in de jaarrekening zelf verantwoording af te leggen over de naleving van de regels die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de organisatie, waaronder ook de naleving van de voorwaarden van subsidies en Europese aanbestedingen.
Deze verplichting brengt concreet met zich mee dat decentrale overheden voortaan zelf een oordeel over de financiële rechtmatigheid van uitgaven moeten vellen en de uitkomsten van de interne controle ook moeten vastleggen en daarover moeten rapporteren. De accountant controleert de jaarrekening en bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording in de nieuwe situatie alleen nog op getrouwheid. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ is.
De verplichting met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording is voor gemeenten en provincies in werking getreden op 1 januari 2023 en geldt vanaf verslagjaar 2023. Voor de waterschappen treedt de wijziging van de rechtmatigheidsverantwoording op 1 januari 2025 in werking, vanaf het verslagjaar 2025.
Indien sprake is van een aanbestedende dienst, niet zijnde een decentrale overheid, zal de accountant nog steeds een oordeel vellen over de financiële rechtmatigheid van uitgaven en daarover verslag uitbrengen. Bent u benieuwd naar de wijze waarop de accountantscontrole op de aanbestedingsrechtmatigheid door accountants wordt uitgevoerd? Raadpleeg in dat geval de notitie van de Sectorcommissie Decentrale Overheden (SDO) van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants. In deze notitie wordt ingegaan op het verkrijgen van toereikende en geschikte controle-informatie rond het vaststellen van aanbestedingsrechtmatigheid in het geval van rechtmatigheidscontrole bij jaarrekeningen of andere financiële overzichten.
Om onrechtmatigheden in het aanbestedingsproces te voorkomen, is het van belang dat niet in strijd wordt gehandeld met formele vereisten en dat de inhoudelijke keuzes en ingenomen posities niet in strijd zijn met de Aanbestedingswet 2012. Als het gaat om aanbestedingsrechtmatigheid zijn er verschillende aandachtspunten waar een aanbestedende dienst (ook al in de voorbereidingsfase van een aanbesteding) rekening mee moet houden, zoals bijvoorbeeld:
-De raming van de opdrachtwaarde
Om te bepalen welke aanbestedingsprocedure moet worden toegepast (nationaal of Europees), moet de waarde van de opdracht worden geraamd. Opdrachten met een geraamde waarde boven de Europese drempelwaarden moeten in beginsel Europees worden aanbesteed. Het moment van het aankondigen van de opdracht of (als er geen aankondiging plaatsvindt) de uitvraag van de offerte is daarbij bepalend.
Omdat sprake is van een berekende gok aan de voorkant, kan het voorkomen dat een aanbestedende dienst in haar raming uitkomt op een geraamde opdrachtwaarde die onder de toepasselijke Europese drempelwaarde ligt, maar dat de opdrachtwaarde gedurende de contractfase wijzigt waardoor de opdracht toch Europees ingekocht had moeten worden. Van belang is dat de aanbestedende dienst achteraf niet wordt afgerekend op zaken die zij niet kon voorzien. Als aan de voorkant een zorgvuldige raming is opgesteld op basis waarvan de keuze gemaakt kon worden voor een nationale procedure, blijft deze keuze gedurende de contractfase ook rechtmatig. De rechtmatigheid ‘verschiet’ in dat geval niet van kleur.
-Het (onrechtmatig) verlengen van overeenkomsten
Wil een aanbestedende dienst een contract verlengen, dan zal deze mogelijkheid wel in de oorspronkelijke overeenkomst moeten zijn opgenomen. Daarnaast moet bij de raming van de oorspronkelijke opdracht rekening zijn gehouden met een mogelijke verlenging. Het (jaarlijks) verlengen van een opdracht zonder aan te besteden en zonder dat dit in de overeenkomst geregeld is, valt onder het splitsingsverbod. Een opdracht mag niet in meerdere opdrachten gesplitst worden met als enkel doel om onder de toepassing van de aanbestedingsrichtlijnen uit te komen.
Voor raamovereenkomsten geldt nog dat de looptijd in beginsel niet langer mag zijn dan vier jaar, tenzij sprake is van een uitzonderingssituatie die naar behoren is gemotiveerd (artikel 2.140 Aanbestedingswet 2012). Ook geldt dat als de maximale geraamde waarde van een raamovereenkomst is bereikt, de raamovereenkomst geen effect meer sorteert en opnieuw zal moeten worden aanbesteed. De maximale waarde van de raamovereenkomst mag alleen worden aangepast tijdens de uitvoering van de opdracht, als er geen sprake is van een wezenlijke wijziging en mits de opdrachtnemer hiervoor akkoord geeft. Dit volgt uit een arrest van het Hof van Justitie van 17 juni 2021.
-Het wijzigen van de opdracht gedurende de contractfase
Als een overheidsopdracht gedurende de aanbestedingsprocedure of de looptijd van de overeenkomst wezenlijk wijzigt, dan moet de opdracht opnieuw in de markt worden gezet met inachtneming van de aanbestedingsregels. In de Aanbestedingswet 2012 is in de artikelen 2.163 a tot en met g geregeld hoe wijzigingen van een lopende overeenkomst beoordeeld moeten worden.
Bestaan er discussies of vragen over de rechtmatigheidsverantwoording en/of de controle van de jaarrekening, neem dan contact op met Dewi Britsemmer of Niek Hoogwout.
Advocaat
